Construyendo
un Programa de Integridad:
El Papel de los Códigos de Conducta
Francisco Barrio Terrazas
Secretario de Contraloría y Desarrollo
Administrativo
Aliza Chelminsky
Titular de la Unidad de Vinculación para
la Transparencia
Ana María León Miravalles
Directora General de Vinculación con
Gobierno y Sociedad
Benjamín Hill Mayoral
Director de Contenido
Edgar Hernández Sánchez
Contenido
Octavio López Vargas / Sandra Díaz
Borja
Diseño
Consulte nuestra página de Internet, en
donde podrá encontrar más información
sobre el combate a la corrupción y la construcción
de una cultura de transparencia: www.secodam.gob.mx.
También consulte con sus hijos la página
especialmente diseñada para niños
y niñas: www.00corrupcion.gob.mx
ÍNDICE
Introducción
Capítulo 1. ¿Qué es un programa
de integridad?
Capítulo 2. Los códigos de conducta
Capítulo 3. Ejecución del programa
de integridad
Conclusión
INTRODUCCIÓN
Siempre que un grupo de personas se reúne
para conseguir un fin común, ya sea en una
empresa, un equipo deportivo, un partido político
o una organización filantrópica, el
éxito en sus objetivos se halla en la aportación
de cada individuo al fin colectivo. El grupo depende
de la actuación de sus miembros para conseguir
las metas que se ha planteado.
Las organizaciones se enfrentan cotidianamente a
conflictos e inconvenientes que en muchas ocasiones,
son provocados por la ausencia de reglas que establezcan
el tipo de conductas que el grupo espera de cada
uno de sus miembros. En la mayor parte de los casos,
las conductas de los individuos que forman una organización
están normadas por una costumbre o bien,
por reglas no escritas que resultan ambiguas. En
otros casos, por
descuido o desidia, un conjunto de reglas de comportamiento
establecido no es acatado.
La falta de reglas claras o lo que es similar, las
reglas que no son respetadas, representan una invitación
a la interpretación libre y tergiversada
de los intereses y valores de un grupo, limitando
su capacidad para alcanzar los fines que persigue.
En la Unidad de Vinculación para la Transparencia
de la SECODAM hemos revisado las experiencias de
diversas organizaciones que deben su éxito
en gran parte, a la elaboración y establecimiento
de reglas claras para el comportamiento de sus miembros,
mediante el diseño de un programa de integridad
que incluya códigos de
conducta.
El folleto está dividido en tres capítulos.
En el primero se explica en qué consiste
un programa de integridad, las partes que lo conforman,
los objetivos que se persiguen con su instrumentación
y la utilidad que tiene para todo tipo de organizaciones.
En el segundo capítulo se describen algunas
de las características de los códigos
de conducta que se deben tomar en cuenta antes de
iniciar su elaboración, y finalmente, el
tercer capítulo describe los pasos que se
han de seguir para la redacción de un código
de conducta y su aplicación dentro del programa
de integridad.
1 ¿QUÉ ES UN PROGRAMA DE INTEGRIDAD?
En este documento, presentamos algunos de los
beneficios y ventajas que aporta a una organización
la elaboración e instrumentación de
un programa de integridad y de códigos de
conducta para cualquier tipo de organización.
Queremos invitar a las empresas, sindicatos, asociaciones
de profesionistas y de estudiantes, a las agrupaciones
civiles, órganos de gobierno de todos los
niveles y a la ciudadanía en general
a que tomen en cuenta las sugerencias que les presentamos
y que participen con nosotros en este esfuerzo por
abatir las prácticas poco transparentes y
las conductas deshonestas en todos los ámbitos
de la vida del país.
Le llamamos programa de integridad a un conjunto
de iniciativas y acciones tendientes a reforzar
en los miembros de un grupo, el apego y respeto
a las leyes, a los valores y a los objetivos que
persigue. Los programas de integridad sirven para
dar congruencia a los procedimientos, acciones y
conductas de los miembros de una organización
con valores de integridad, honestidad y transparencia.
Un programa de integridad consta de tres partes:
un código de conducta; un sistema de información
y capacitación; y un sistema de asesoría
y vigilancia del cumplimiento.
El código de conducta es un documento en
el que se encuentra especificado un conjunto de
reglas de comportamiento que establece de manera
formal, cuál es el comportamiento que se
espera de los miembros de un grupo, así como
cuáles son aquellas conductas que no pueden
ser permitidas. Los códigos de conducta describen
cuáles son los estándares de comportamiento
que contribuyen a que la organización cumpla
con sus objetivos de forma eficiente y eficaz.
El sistema de información y capacitación
tiene como funciones las de dar a conocer el código
de conducta, de capacitar a los miembros del grupo
en cuanto a la interpretación del código,
y de informar de todo lo que esté relacionado
con éste y el programa de integridad.
La tarea de este grupo es fundamental, ya que para
que un código sea efectivo, es indispensable
que los miembros de la organización lo conozcan,
entiendan sus conceptos y los sepan aplicar.
El sistema de asesoría y vigilancia tiene
como fin verificar y auxiliar al cumplimiento del
código, ayudando a los miembros del grupo
a resolver sus dudas y preocupaciones, así
como definir cuándo se ha desobedecido el
código y en su caso, las sanciones que se
deberán aplicar.
La construcción de un programa de integridad
se funda en el interés por perfeccionar el
desempeño del grupo; por combatir y prevenir
las conductas incorrectas, la corrupción
y las malas prácticas; por impulsar entre
sus miembros una cultura acorde con los fines colectivos,
por mejorar su reputación y hacer más
eficientes sus operaciones.
Un programa de integridad muestra a quienes no pertenecen
a la organización que ésta tiene un
compromiso serio con la honestidad y la transparencia;
refuerza el sentido de responsabilidad que tienen
sus miembros para atender sus deberes, por lo que
ayuda al grupo a cumplir con sus obligaciones ante
autoridades, sociedad, clientes, afiliados, y en
general, frente a las audiencias con las que tiene
obligaciones.
Los programas de integridad favorecen la eficiencia
y la reducción de costos relacionados con
malos comportamientos tales como el fraude, la corrupción,
el robo, etc. Los programas de integridad y los
códigos de conducta también promueven
un mejor comportamiento y actitud de los miembros,
empleados, ejecutivos, dirigentes y administradores
del grupo mediante la evaluación y capacitación
que conlleva su aplicación.
Los códigos de conducta sirven para establecer
en un documento, mediante un lenguaje claro y preciso,
cuál es el comportamiento que se espera de
los integrantes de un grupo. Un código de
conducta establece de manera práctica la
forma en que se traducen en la vida diaria y en
las relaciones humanas los valores éticos
y la misión
de una organización.
Además de aclarar cuáles son aquellas
conductas que se esperan de cada uno de los miembros
de un grupo, un código ayuda a conseguir
de manera más eficiente y eficaz las metas
y objetivos colectivos. Así como las leyes
son esenciales para la estabilidad, la gobernabilidad
y prosperidad de un país, los códigos
de conducta son una
herramienta que propicia la buena marcha de las
organizaciones.
2 LOS CÓDIGOS DE CONDUCTA
A pesar de que los códigos de conducta
deben tener congruencia con valores éticos
y de transparencia, no deben confundirse con los
códigos de ética o declaraciones de
valores.
Muchas organizaciones han establecido códigos
de ética en los que se encuentran de forma
detallada los valores que el grupo asume como propios.
El gobierno de México, por ejemplo, cuenta
con un Código de Ética para Gobernar
dirigido a los servidores públicos.
Código de ética para gobernar
· Bien Común
· Integridad
· Honradez
· Imparcialidad
· Justicia
· Transparencia
· Rendición de Cuentas
· Entorno Cultural y Ecológico
· Generosidad
· Igualdad
· Respeto
· Liderazgo
Un código de conducta se distingue de un
código de ética en que éste
último enuncia valores sin describir situaciones
concretas o conductas específicas. Determinar
si alguien actúa o no de conformidad con
ciertos valores éticos puede dar lugar a
imprecisiones, por lo que no siempre puede definirse
si alguien ha cumplido o no con un código
de ética. La calificación ética
de las conductas puede abrirse a muy distintas interpretaciones,
dependiendo de la noción de cada persona
sobre un mismo hecho.
Los códigos de conducta, en cambio, determinan
claramente una serie de reglas concretas de actuación
de acuerdo con las actividades que cada organización
desarrolla. Los códigos de ética enseñan
y transmiten valores; los códigos de conducta
definen comportamientos, y al hacerlo con base en
criterios de ética e integridad, contribuyen
a la interiorización de esos valores.
Los códigos de conducta también deben
afianzar en los individuos su compromiso de respeto
por las leyes. La ley define las líneas indispensables
de comportamiento que se espera de las personas
y sin las cuales la convivencia social sería
imposible. En ese sentido se dice que la ley es
la "ética mínima" que deben
seguir las personas.
Los códigos de conducta complementan y refuerzan
la ley, ya que regulan comportamientos que no siempre
están comprendidos en la legislación.
En algunos casos, la ley resulta ambigua o bien,
no alcanza a regular todas las conductas que se
presentan dentro de un grupo. Un código de
conducta debe cubrir en lo posible, las omisiones
de la ley y esclarecer sus ambigüedades. Es
importante hacer énfasis en que los códigos
de conducta no sustituyen a la ley; un código
que contradice a la ley o que invade ámbitos
que sólo competen a lo legal es un código
mal hecho. Un código bien redactado refuerza
la ley y orienta las conductas de los individuos
a conseguir los objetivos del grupo.
Existen tres tipos de comportamientos que los códigos
de conducta tratan de evitar. En primer lugar, los
comportamientos y conductas ilegales; en segundo,
las conductas que no son éticas; y en tercero,
aquellas conductas que resultan contrarias a los
intereses, tradiciones y valores del grupo.
Los códigos de conducta deben ser guías
que sirvan para resolver dilemas éticos o
de conducta en una organización; deben ser
vistos como un elemento fundamental para cumplir
con la misión del grupo y en sus preceptos
debe estar presente una mística o una forma
de hacer las cosas de la cual cada uno de sus miembros
se sienta orgulloso. Debe entenderse también
que el código es un compromiso voluntario
de cada miembro de la organización para mejorar
su funcionamiento y no un documento disciplinario
impuesto de manera autoritaria.
Los códigos de conducta pueden ser tan distintos
entre sí como una organización lo
es de otra. No existe un código de aplicación
universal para todo tipo de grupo.
Tampoco existen recetas únicas de elaboración
de un código de conducta para todos los casos.
Cada grupo debe enfrentar esta labor de acuerdo
con su situación particular. Nuestro objetivo
es presentar algunos procedimientos y estrategias
generales, así como una serie de características
que debe tener un código de conducta para
que funcione correctamente. Estas características
son singularidad, congruencia, claridad y aplicabilidad.
-
Singularidad.- Cada organización
debe tener su propio código de conducta
único, específico y distinto al
de otras, ya que su contenido debe ser adecuado
a sus integrantes y congruente con sus actividades
y sus fines. Para ello se deben tener identificados
los objetivos y las aspiraciones del grupo y
traducir esos objetivos en criterios de conducta.
El código debe poner énfasis en
los asuntos y problemas específicos de
la agrupación; en la forma de prevenirlos
y en las posibles soluciones.
-
Congruencia.- Los valores
y objetivos del grupo deben ser congruentes
con los criterios de conducta que quedarán
plasmados en el código. El desempeño
de la organización también debe
estar efectivamente guiado por los criterios
de conducta que adopta como suyos. Este último
punto es fundamental: ningún código
de conducta puede funcionar si no existe voluntad
real de respetar sus preceptos. Un sindicato
que en vez de buscar el bienestar de sus agremiados
persigue el beneficio individual de sus dirigentes
no es congruente con sus fines; una empresa
que declara tener valores ambientales y realiza
actividades contaminantes no tiene la credibilidad
ni la autoridad moral necesarias para implantar
un código de conducta.
Este punto se relaciona con el compromiso de
los dirigentes del grupo frente a la adopción
del código; si quienes encabezan la organización
no siguen las conductas que se esperan de ellos
y si no actúan en conformidad con los
valores de la organización, la elaboración
del código estará condenada al
fracaso.
Algunas organizaciones, después de verse
envueltas en escándalos relacionados
con conductas ilegales o poco éticas,
han iniciado programas de integridad y elaborado
sus propios códigos de ética y
de conducta. Sin embargo, siempre resultará
más recomendable establecer un código
de conducta para prevenir los problemas y no
para tratar de restablecer un prestigio perdido.
-
Claridad.- Aunque pareciera
obvio, es muy importante insistir en que la
redacción del código sea fácil
de entender por todos los miembros del grupo,
utilizando conceptos claros y precisos. En sociedades
como la nuestra existen profundas diferencias
culturales y esto se debe tomar en cuenta si
queremos que los preceptos del código
sean comprendidos a plenitud, desde el más
modesto de los integrantes de la organización
hasta los dirigentes.
-
Aplicabilidad.- Para que
no se convierta en letra muerta o se vuelva
un papel olvidado en un estante, el código
de conducta debe contemplar mecanismos que aseguren
su efectiva ejecución. El código
está ahí para ser respetado y
aplicado. Los integrantes del grupo deben conocer
que la violación al código puede
traerles sanciones y que no habrá ninguna
excepción. Es importante dar a conocer
a todos los miembros los castigos contemplados
para quien viole el código. No está
de más mencionar que las sanciones, así
como todos los demás preceptos del código,
deben ser congruentes con las leyes o reglamentos
aplicables.
3 EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE INTEGRIDAD
Uno de los elementos más importantes en
la elaboración y ejecución de un programa
de integridad es el interés, liderazgo y
ejemplo que ofrezcan los dirigentes, líderes
o directivos de la organización. A lo largo
de todo el proceso, ellos deben ser los responsables
de llevar la iniciativa en la elaboración
del programa de integridad, y deberán mostrar
el liderazgo necesario para comunicar a todos los
integrantes de la organización la necesidad
e importancia de contar con lineamientos claros
de conducta.
Ese liderazgo debe acompañar todo el proceso
de preparación e instrumentación del
código de conducta para cumplir con un principio
básico de congruencia que es el de predicar
con el ejemplo. Se pueden presentar argumentos convincentes
para poner en marcha un código de conducta,
pero si las palabras no van acompañadas con
hechos, será muy difícil que un código
tenga éxito: la palabra convence, pero el
ejemplo arrastra.
La ejecución del programa de integridad comprende
siete fases o pasos secuenciales:
1. Integrar un grupo de personas que sea representativo
de las distintas áreas de la organización,
y que será el encargado de conducir todo
el proceso.
2. Definir la misión y los valores del grupo.
3. Identificar aquellos procesos, grupos de conductas
o áreas en donde exista una mayor probabilidad
de que se presenten comportamientos que representen
un riesgo para el bienestar del grupo.
4. Definir aquellos comportamientos específicos
que el código de conducta debe prevenir.
5. Preparar una primera versión del código
que deberá ser revisado por los miembros
de la organización.
6. Poner en marcha un programa de información
y capacitación para que cada uno de los miembros
del grupo conozca el objetivo del programa de integridad
y el contenido del código de conducta.
7. Establecer un sistema de asesoría y cumplimiento
para que resuelva las dudas de los miembros del
grupo y verifique el cumplimiento del código.
1. Integración del comité
promotor
La integración del comité que se encargará
de conducir todo el proceso de preparación
del programa de integridad debe hacerse buscando
que éste sea lo más representativo
posible de la organización, con el fin de
que se integren distintas opiniones y puntos de
vista.
Se debe procurar que este comité se conforme
de manera transversal, para que participen en él
personas que conozcan los diversos aspectos, procesos,
metas y actividades de la organización. En
el caso de las empresas y organizaciones que cuenten
con un sindicato, es muy importante que sus representantes
participen en el comité
promotor y que compartan con el resto del grupo
el interés por diseñar un programa
de integridad. La participación de representantes
del sindicato en el comité promotor a todo
lo largo del proceso de preparación del programa
de integridad asegura una mejor representación,
involucrando a todos en el proyecto.
El comité estará encargado de definir,
si no existiesen, la misión y los valores
de la organización; de redactar una primera
versión del código de conducta; de
coordinar la participación de los miembros
de la organización en la revisión
del código; de definir las acciones de comunicación
y capacitación; y finalmente, de establecer
los mecanismos destinados a ofrecer asesoría
para resolver las dudas de los miembros del grupo
y supervisar el cumplimiento del programa.
2. Definir la misión y los valores
del grupo
Antes de iniciar el trabajo de definición
de los valores y misión del grupo (en el
caso de que no existieran de antemano), el comité
promotor debe preparar una breve justificación
en la que se explique qué es el código
de conducta, las razones que tiene la organización
para elaborarlo y la importancia que tiene el código
para el grupo. La misión del grupo puede
definirse como aquella actividad o meta que le da
su razón de ser; que justifica su existencia.
Los valores del grupo son aquellos preceptos con
los cuales todos sus miembros se identifican; los
principios que todos aspiran a defender y que les
dan unidad.
Es importante establecer en el código el
respeto y seguimiento absoluto de las leyes y reglamentos
aplicables a la organización. También
es necesario que los integrantes del grupo conozcan
cuáles son las disposiciones legales que
tendrán que seguir: debe quedar perfectamente
establecido que todos los miembros del grupo tienen
como misión fundamental el cumplimiento y
acatamiento de la ley.
3. Identificar las áreas críticas
Todas las disposiciones que debe incluir un código
de conducta están naturalmente relacionadas
con los objetivos y fines del grupo. Cada organización
encontrará actividades distintas que debe
promover, así como conductas que querrá
evitar, de acuerdo con sus prioridades.
Diferentes organizaciones dan una importancia distinta
a un mismo asunto, por lo que cada una tiene que
establecer claramente cuáles son las actividades
que implican riesgos o mermas para su desempeño
y cuáles son aquellas conductas que le interesa
promover entre sus miembros. Aún cuando cada
grupo representa un caso específico, la mayoría
de las organizaciones necesitan establecer reglas
claras para el comportamiento
de sus miembros en ciertas áreas o temas
en los que son más vulnerables.
Sin embargo, en muchas organizaciones coinciden
zonas de riesgo o procesos en los que enfrentan
altas probabilidades de que sus objetivos se vean
perjudicados. Estos procesos o áreas de riesgo
están relacionados con la seguridad de los
miembros del grupo; con el cuidado que se debe dar
a la información que genera la organización;
con las relaciones que deben existir entre sus integrantes;
con el buen manejo de sus recursos materiales y
financieros; con la posibilidad de conflicto de
intereses; y con la relación del grupo con
las autoridades de gobierno.
Áreas de riesgo más frecuentes
· Manejo de la información
· Conflicto de intereses
· Uso de los recursos materiales y financieros
· Seguridad, salud y medio ambiente
· Relaciones entre los miembros del grupo
· Relación con gobierno
-
Manejo de la información
Los documentos, proyectos y planes que se generan
dentro de la organización, así
como la información relacionada con sus
actividades, son considerados confidenciales
cuando se trata de datos cuya difusión
podría afectar al grupo, o cuando se
trata de información sobre terceras personas.
Por ejemplo, el expediente médico de
los pacientes de un hospital, o bien, información
delicada sobre los miembros del grupo, como
puede ser la relativa a sus ingresos y propiedades.
Los proyectos y planes del grupo también
pueden considerarse confidenciales si su divulgación
puede implicar un daño. Por ejemplo,
la estrategia publicitaria de una empresa, los
desarrollos tecnológicos innovadores
para una industria, la línea de acción
a seguir en un encuentro deportivo, etc.
La información confidencial no puede
utilizarse para un uso distinto a los fines
para los que originalmente se concibió,
por lo que el código debe ser muy claro
en cuanto a lo que está prohibido y lo
que está permitido en el manejo de la
información interna.
-
Conflicto de intereses
El conflicto de intereses se refiere a la contradicción
que puede existir entre los intereses particulares
de los miembros de un grupo y el interés
general del mismo. Esto sucede cuando uno de
sus integrantes actúa de forma tal que
afecta el bienestar de la agrupación
con el fin de obtener un beneficio personal.
Una práctica común de este comportamiento
es el soborno o "mordida" a cambio
de un favor. Cuando alguien acepta una "mordida",
el interés del grupo pierde a favor del
interés individual del sobornado. Otra
forma común del conflicto de intereses
es cuando una persona utiliza su posición
dentro de un grupo para beneficiar o perjudicar
a otra. En resumen, puede decirse que existe
conflicto de intereses cuando se da cualquier
situación en la que el miembro de un
grupo utiliza su posición para obtener
un beneficio distinto al que esa posición
supone, perjudicando o poniendo en riesgo el
bienestar de la organización. Con el
fin de evitar la posibilidad de conflictos de
intereses, los integrantes de la institución
deben abstenerse de intervenir en la atención,
tramitación o resolución de asuntos
que puedan involucrar un beneficio personal
o familiar. Por lo mismo, el código de
conducta debe incluir especificaciones claras
en cuanto a los criterios para que los miembros
del grupo reciban regalos, dinero, invitaciones
a comer, viajes gratis o cualquier otro beneficio
por parte de actores externos que de alguna
forma puedan beneficiarse a expensas de la organización.
-
Uso de los recursos materiales y financieros
Los miembros de una organización utilizan
cotidianamente recursos materiales y financieros
del grupo en el desarrollo de sus actividades.
El manejo de equipo, vehículos, herramienta,
papelería, información interna
y dinero, así como el tiempo de los integrantes
del grupo, deben dirigirse exclusivamente a
los fines colectivos y nunca al beneficio personal
de sus miembros.
-
Seguridad, salud y medio ambiente
El código de conducta debe establecer
que los miembros del grupo tienen la obligación
y responsabilidad de no poner en riesgo la salud
ni la seguridad de los demás, así
como de no afectar el medio ambiente. En caso
de que se presente algún riesgo de salud
o un peligro físico para los miembros
del grupo, se deberá advertir a los demás
para prevenir accidentes.
-
Relaciones entre los miembros del
grupo
Las relaciones interpersonales deben basarse
en el respeto a la dignidad de cada individuo
y seguir normas que rechacen cualquier tipo
de discriminación. Conductas tales como
el acoso sexual, el racismo, la crueldad y todo
tipo de manifestaciones de intolerancia deben
quedar terminantemente prohibidas. En el código
debe incluirse claramente el compromiso de tratar
a los demás con respeto, equidad y cortesía.
-
Relación con gobierno
Muchas organizaciones mantienen una relación
mas o menos cercana con oficinas de gobierno.
Por ejemplo, las empresas que solicitan licencias
y permisos o que son proveedoras del gobierno;
también las agrupaciones ciudadanas o
políticas que funcionan dentro de un
entramado legal que hace necesaria la interacción
entre servidores públicos y ciudadanos.
Esta interacción en muchos casos representa
una oportunidad para la corrupción.
La "mordida", el soborno, el contubernio
y demás ejemplos de corrupción
pueden convertirse en una fuente de problemas
para el grupo y afectan a la sociedad en su
conjunto. El código debe contemplar muy
claramente el rechazo y el combate a la corrupción.
Una vez que se han definido las áreas
de mayor riesgo para la organización,
es recomendable redactar, debajo de cada una,
un enunciado que explique la intención
que se persigue al señalar el área
de riesgo. Por ejemplo, una oficina de gobierno
municipal podría definir como una de
sus áreas de riesgo "No utilizar
el puesto para beneficio personal". El
área de riesgo y el enunciado explicativo
podrían quedar redactados de la siguiente
forma: No utilizar el puesto para beneficio
personal · Quienes laboramos en el municipio
no utilizaremos nuestro puesto para beneficio
personal ya que eso compromete la confianza
de los ciudadanos en sus instituciones.
4. Conductas de riesgo
Una vez que se han detectado las áreas que
implican riesgos para el grupo, que pueden ser o
no las que se han descrito aquí, deben identificarse
las conductas específicas que se desea evitar.
Estas conductas deben ser acciones observables y
evaluables; conductas que puedan ser calificadas
de acuerdo con los criterios éticos y valores
del grupo. Una vez identificadas, deben redactarse
con frases breves que puedan ser comprendidas por
todos. Deben ser también conductas representativas
del quehacer del grupo, esto es, conductas que sea
factible que ocurran pero que se desea evitar.
Un ejemplo podría ser el de una estación
de gasolina que desea reducir la posibilidad de
que ocurran accidentes. El área de riesgo
podría definirse como "Seguridad y prevención
de accidentes"; una conducta específica
a evitar entre los miembros (en este caso, los empleados)
de la estación es fumar o encender fuego
cerca de las bombas expendedoras de combustible.
El área de riesgo, el enunciado explicativo
y la conducta o conductas específicas a evitar
pueden quedar enunciados de la siguiente forma:
Seguridad y prevención de accidentes ·
Los empleados de esta estación de servicio
debemos cuidar y evitar poner en riesgo nuestra
salud y seguridad, así como la de nuestros
semejantes · Queda prohibido fumar o encender
fuego a una distancia menor de 50 metros de las
bombas expendedoras de combustible
5. Revisión del borrador
El comité promotor debe buscar la participación
de cada uno de los integrantes del grupo en la elaboración
del código. La opinión de los miembros
no sólo enriquecerá el documento,
sino que contribuirá a enviar una señal
interna de consentimiento general con el contenido
del código. El código es de todos
y para todos. Cada organización tiene que
idear los mecanismos de consulta de acuerdo a su
perfil, número de integrantes y necesidades.
Un grupo pequeño puede reunir fácilmente
las opiniones de cada uno de sus miembros; una organización
numerosa requerirá de mecanismos o instancias
de representación para que las opiniones
de todos sean tomadas en cuenta en la redacción
final del código.
Una forma de permitir la participación de
los miembros de una organización numerosa
en la elaboración del código de conducta
consiste en que el comité promotor redacte
un borrador o primera propuesta de código
de conducta. Esa primera versión deberá
enviarse a todas las áreas del grupo de tal
forma que cada uno de sus miembros pueda enviar
sus observaciones y sugerencias.
En organizaciones muy grandes, la distribución
del código puede realizarse a través
de las áreas intermedias de la organización
para hacer llegar el borrador a los miembros del
grupo y recoger las sugerencias y comentarios.
El comité promotor será el encargado
de reunir esas sugerencias e integrarlas al documento
final.
Comité promotor
Elabora el borrador del código y lo envía
a las áreas intermedias
Áreas intermedias
Distribuyen el borrador a cada miembro
Miembros
Envían sus observaciones a las áreas
intermedias para que éstas las remitan al
Comité promotor No debe perderse de vista
la importancia de estimular la participación
y de tomar en cuenta las opiniones de cada uno de
los miembros. La organización debe definir,
de acuerdo con sus necesidades, número de
miembros, recursos, etc., cuál será
el mecanismo final y el tipo de consultas que se
realizarán para permitir la participación
de sus integrantes en la redacción del código.
Una vez incorporadas las observaciones y sugerencias
de los miembros del grupo, el código de conducta
debe ser aprobado por todos y debe establecerse
un mecanismo por el cual todos manifiestan su aprobación
y se comprometen a cumplirlo.
Es necesario establecer plazos periódicos
para la revisión del código y para
la elaboración de reformas o adiciones.
A la par con el desarrollo de la organización,
los códigos deben ir incorporando valores
que en otro tiempo no estaban considerados. La organización
debe estar atenta a los cambios sociales y legales,
así como a la misma evolución del
grupo, para incorporarlos al código de conducta
en el momento que sea necesario. Muchos grupos crecen
y modifican sus objetivos o bien, limitan sus metas
y reducen su tamaño. El entorno legal en
el cual desempeñan sus acciones también
sufre transformaciones constantes. Por ello se hace
necesario determinar cuándo y cómo
se realizarán las revisiones y modificaciones
al código de conducta. Un código debe
ser visto como un documento vivo, que puede estar
en constante modificación, pero siempre buscando
el interés de toda la organización.
Un código que se congela es un código
muerto.
6. Información y capacitación
Para que el código de conducta se cumpla,
es necesario que cada uno de los integrantes del
grupo lo conozca de manera que sea capaz de interpretarlo
al momento de desarrollar sus actividades diarias.
Para ello, se debe instrumentar un sistema de información
y capacitación que permita que los miembros
del grupo se familiaricen con el código y
al mismo tiempo, que las audiencias externas del
grupo (vecinos, autoridades de gobierno, medios
de comunicación, clientes, proveedores, accionistas,
etc.) estén informadas del desarrollo del
programa de integridad, de los valores, misión
y lineamientos de conducta que el grupo ha adoptado
como suyos. El proceso de capacitación tiene
el objetivo de lograr que cada uno de los miembros
del grupo conozca los valores y la misión
del grupo, así como el código de conducta.
Cada miembro debe ser capaz de interpretar el código
de conducta en sus actividades diarias así
como en situaciones nuevas que se puedan presentar.
La capacitación puede incluir un curso o
sesiones de información en las que se oriente
a los miembros sobre el código de conducta.
Es recomendable imprimir en un folleto los detalles
del programa de integridad (valores, misión
y código de conducta) para que todos los
miembros cuenten con un ejemplar y también
para que ejemplares del programa de integridad impreso
puedan ser distribuidos entre las audiencias externas.
7. Asesoría y cumplimiento
Es posible que se presenten situaciones en las que
alguien pueda tener dificultades para interpretar
el código en la toma de decisiones. Ningún
código, por más completo que sea,
puede prever todos los escenarios que puedan presentarse,
por lo que debe conformarse un grupo o comité
que ofrezca asesoría en caso de confusiones
o dudas y que resuelva cualquier complicación
que se pudiera presentar en la aplicación
del código. Este comité de asesoría
debe estar encargado de resolver las dudas de los
miembros y de recibir quejas o denuncias en caso
de que alguna persona desobedezca el código.
La redacción y la aprobación del código
no son suficientes para verificar su aplicación.
En algunos casos como en organizaciones muy jerarquizadas,
el temor a represalias induce a los miembros a ocultar
las violaciones al código, por lo que se
deben contemplar mecanismos de denuncia anónima
y dispositivos de protección a los denunciantes
que les aseguren que no se verán afectados
por hacer una acusación.
Muchos códigos también contemplan
reconocimientos para aquellos que han mostrado mejor
disposición para respetarlo. En el caso de
un colegio, por ejemplo, los alumnos que cumplan
mejor con los criterios de puntualidad que establece
su código de conducta, podrían ser
merecedores de un estímulo o premio.
CONCLUSIÓN
La ausencia de reglas claras de comportamiento es
una de las principales causas de la ineficiencia,
de la corrupción y de las dificultades que
enfrentan las organizaciones para conseguir sus
fines. Los programas de integridad y los códigos
de conducta se presentan como un mecanismo efectivo
para mejorar el desempeño de un grupo, orientando
mejor los esfuerzos individuales de sus miembros
a la obtención de objetivos colectivos.
Las organizaciones que cuentan con códigos
de conducta aumentan su eficiencia y evitan pérdidas
y conflictos legales; por otro lado, mejoran las
relaciones entre sus miembros y crean un ambiente
de mutuo respeto por los demás. Los programas
de integridad también vinculan a la organización
con sus audiencias externas, fomentando una relación
más abierta y respetuosa.
Los beneficios de contar con un programa de integridad
no se limitan a especificar y ordenar el comportamiento
de un grupo específico de personas. Mediante
su aplicación día con día,
se van cultivando en cada individuo valores que
son útiles para conseguir los fines de la
agrupación, pero que además ofrecen
un beneficio para la sociedad. La interiorización
de valores de integridad, de respeto, de transparencia
y de responsabilidad se extiende a todos los ámbitos
de la vida de la persona.
Una vez que una persona hace suyos esos valores,
es capaz de transmitirlos y difundirlos mediante
su ejemplo y en su relación con los demás.
Los programas de integridad no son una estrategia
en la que el grupo actúa de forma aislada
para obtener un beneficio; la asimilación
de los valores y los comportamientos que promueven
los códigos tienen un efecto que se reproduce
y que contribuye a cambiar las actitudes de las
personas.
En la Unidad de Vinculación para la Transparencia
de la SECODAM, consideramos que si en cada empresa,
oficina de gobierno y organización social
se desarrollan criterios claros de conducta basados
en valores de integridad, transparencia y honestidad
para sus miembros, estaremos cerrando espacios a
la discrecionalidad, a la ineficiencia y a la corrupción.
Las ideas que contiene este documento pretenden
servir como un primer acercamiento para integrar
las opiniones y sugerencias que puedan convertir
estas iniciativas en realidad.
Juntos, gobierno y sociedad podemos participar en
este esfuerzo para construir una sociedad más
transparente y libre de corrupción, en donde
podamos trabajar mejor y desarrollar al máximo
nuestras capacidades. Los invitamos a participar
en este esfuerzo por una sociedad más honesta,
ética y transparente. |
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